Das hybride Arbeitsmodell des Softwareherstellers ermöglicht es Mitarbeitern, von nahezu überall aus zu arbeiten. Dazu gehören eine neue Konferenzraumtechnologie und Experimente mit Meetings, die in der virtuellen Realität stattfinden.
Jason Conyard erlebte die COVID-19-Pandemie früher als die meisten IT-Führungskräfte in der ersten Reihe. Als er im Januar und Februar 2020 durch Indien und später Singapur reiste, bekam Conyard eine Ahnung von der Gefahr, die von dem Virus ausging und sich ihren Weg in andere Länder bahnte.
Conyard, der damals als Vice President of IT für das Technologiemanagement der 33.000 VMware-Mitarbeiter verantwortlich war, begann, seine Lieferketten zu evaluieren, die von seinen Kollegen benötigten Fähigkeiten zu antizipieren und sich zu vergewissern, dass die Mitarbeiter für die Arbeit von zu Hause aus ausgerüstet waren. Als das Coronavirus im März in den USA auftauchte, legte VMware einen Schalter um und wies die meisten Büroangestellten an, von zu Hause aus zu arbeiten. Über Nacht arbeiteten 95 % der VMware-Mitarbeiter von zu Hause aus, was in jeder Hinsicht eine drastische und rasche Veränderung darstellt.
„Die gute Nachricht ist, dass wir bereits viele der benötigten Fähigkeiten hatten“, erklärt Conyard, der im September zum CIO befördert wurde, nachdem er mehr als fünf Jahre bei dem Softwareunternehmen gearbeitet hatte. „Ich hatte keine Vorstellung davon, wie wichtig das sein würde, als die Pandemie ausbrach.“ Für die Zukunft überlegt Conyard, wie er dem Unternehmen dabei helfen kann, einen zukünftigen Arbeitsplatz ohne Grenzen zu navigieren, und wie sich das auf Technologie und Talente auswirken wird.
Conyards Herausforderung spiegelt die vieler anderer IT-Führungskräfte wider, die mit der globalen Pandemie konfrontiert sind. Fast ein Jahr nach dem Ausbruch der Pandemie investieren Unternehmen in Berührungserkennung, Wärmescanner, Sensoren und andere Sicherheitstools und gestalten ihre Büros zu flexiblen Arbeitsumgebungen um. Die meisten IT-Führungskräfte ermöglichen Echtzeitkommunikation, um Meetings mit physischen und virtuellen Teilnehmern zu erleichtern, nutzen Hotelanwendungen, um Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, einen Schreibtisch oder einen Besprechungsraum für einen Tag zu buchen, und implementieren Produktivitäts- und Kollaborationssoftware, die für hybride Belegschaften geeignet ist.
Future of Work ist da
Während sich die meisten Unternehmen bemühten, die für die Unterstützung von Remote-Arbeit erforderlichen Technologien und Prozesse zu verstehen, hatte VMware einen Vorsprung. Vor einigen Jahren startete das Unternehmen die Initiative „Future of Work“, um Menschen die geeignete Technologie und die entsprechenden Verfahren zur Verfügung zu stellen, damit sie in Büros, an Wohnorten und anderen entfernten Standorten arbeiten können. Future of Work ist im Wesentlichen ein hybrides Arbeitsmodell, auf das viele Unternehmen im Zuge der Pandemie umgestiegen sind. Geleitet wird es von VMware-Führungskräften, darunter CEO Pat Gelsinger, HR-Chef Rich Lang und Conyard, die sich häufig treffen, um die erforderlichen Prozesse und Technologien festzulegen.
VMware hatte bereits SaaS-Tools für Büroproduktivität, Video-Collaboration und VPN sowie viele seiner eigenen Kreationen im Einsatz, darunter Workspace One, eine Software-Suite, die Single Sign-On und eine virtuelle Desktop-Infrastruktur, Endpunkt-Management und andere Management-Tools für Unternehmen bietet.
Das IT-Team ergänzte diese Fähigkeiten, indem es neue Lautsprecher, Webcams, große Bildschirme und andere Hardware an die Mitarbeiter auslieferte, sagt Conyard. VMware erkannte, dass die Zusammenarbeit bei der Programmierung eine neue virtuelle Fähigkeit erfordern würde, und entschied sich für Miro, ein digitales Whiteboarding-Tool, mit dem die Anwender Code austauschen, gemeinsam bearbeiten und verfeinern können, wobei die physischen Burn-Down-Boards, die für Scrum-Sitzungen typisch sind, nachgebildet werden.
AV- und VR-Upgrades im Visier
In diesem Jahr überdenkt Conyard die VMware-Konferenzräume, um „gleiche Bedingungen“ für physische und virtuelle Teilnehmer zu schaffen. Die Räume sind derzeit mit großen Projektorbildschirmen und einer Reihe von Mikrofonen und Kameras ausgestattet, die Besprechungen zwischen den Anwesenden und der Mehrheit der Mitarbeiter, die aus der Ferne teilnehmen, in Übereinstimmung mit den Richtlinien zum Social Distancing erleichtern.
Die Herausforderung besteht jedoch darin, sicherzustellen, dass Fernteilnehmer als vollwertige Teilnehmer behandelt werden. Die Audioqualität in Konferenzräumen ist für diejenigen, die sich aus der Ferne über ihren Laptop oder ihr Mobiltelefon verbinden, oft nicht optimal. Und auch die visuelle Erfahrung ist nicht gerade berauschend, da die Teilnehmer aus der Ferne als Headshots oder Avatare auf einem Bildschirm dargestellt werden, was es schwer macht, die Körpersprache zu erkennen und den Inhalt der Präsentation zu verstehen, sagt Conyard.
Hier sieht Conyard eine Rolle für Virtual Reality (VR), um mehr „emotionale Verbindung“ in Meetings zu ermöglichen, und fügt hinzu, dass seine Teams noch mit Anwendungen und der Hardware experimentieren, mit der sie laufen. Der Workspace One des Unternehmens lässt sich in viele VR-Headsets integrieren und löst damit Probleme beim Onboarding und der Verwaltung der Endgeräte, aber es ist nach wie vor schwierig, in VR-Umgebungen zu tippen, was die Erstellung von Notizen erschwert. Außerdem besitzen nur wenige Mitarbeiter ein VR-Headset, das in der Regel teuer ist.
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